Sistem Manajemen
Perjanjian Kerja Sama

Kemenimipas membuka pintu kolaborasi bagi berbagai pihak, baik dari dalam maupun luar negeri. Untuk kerja sama dalam negeri, mitra yang dapat terlibat antara lain:
• Lembaga Negara dan Lembaga Pemerintah (Kementerian/Badan/Instansi lain)
• Pemerintah Daerah (Provinsi/Kabupaten/Kota)
• Lembaga Nonpemerintah (Organisasi masyarakat, institusi pendidikan/universitas, lembaga swadaya masyarakat, hingga sektor swasta) (Sumber: Permenimipas Nomor 8 Tahun 2025 (Bab Ketentuan Umum terkait Klasifikasi Mitra) dan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 28 Tahun 2018 tentang Kerja Sama Daerah (sebagai rujukan payung pelibatan Pemerintah Daerah dan pihak ketiga/swasta).)

Bentuk dokumen disesuaikan dengan jenis kerja sama yang dilakukan:
• Kerja Sama Utama: Bersifat makro dan menjadi payung hukum kemitraan. Biasanya dituangkan dalam bentuk Nota Kesepahaman (MoU) dan ditandatangani oleh pejabat tingkat tinggi (Menteri atau Kepala Kantor Wilayah).
• Kerja Sama Teknis: Bersifat spesifik, operasional, dan langsung pada pelaksanaan kegiatan. Dituangkan dalam Perjanjian Kerja Sama (PKS) dan ditandatangani oleh Pimpinan Unit Eselon I, Kepala Divisi, atau Kepala Unit Pelaksana Teknis (seperti Kepala Lapas atau Kepala Kantor Imigrasi). (Sumber: Permenimipas Nomor 8 Tahun 2025 serta Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah (merujuk pada pembedaan hierarki tata naskah antara Nota Kesepahaman/MoU sebagai payung makro dan Perjanjian Kerja Sama/PKS sebagai dokumen teknis mengikat).)

Tidak selalu. Kerja sama dapat langsung dieksekusi dalam bentuk Perjanjian Kerja Sama (PKS) tanpa MoU terlebih dahulu, asalkan substansinya murni teknis operasional dan telah mendapatkan persetujuan/pertimbangan dari Pimpinan Unit Eselon I terkait. (Sumber: SOP Layanan Nota Kesepahaman dan Perjanjian Kerja Sama Kemenimipas & Permenimipas Nomor 8 Tahun 2025 (merujuk pada klausul efisiensi birokrasi di mana kerja sama operasional teknis murni dapat langsung dieksekusi melalui PKS setelah mendapat pers

Agar terkoordinasi dengan baik melalui mekanisme "satu pintu", tahapan standar yang harus dilalui meliputi:
1. Perencanaan: Identifikasi kebutuhan dan penyusunan usulan awal oleh unit pemrakarsa.
2. Penjajakan: Komunikasi intensif antara pemrakarsa dan calon mitra untuk menyamakan tujuan, ruang lingkup, hak, serta kewajiban.
3. Perumusan Naskah: Penyusunan draf naskah kerja sama. Pada tahap ini, Biro/Bagian Hukum dan Kerja Sama Kemenimipas wajib dilibatkan untuk melakukan telaah legal.
4. Penandatanganan: Eksekusi naskah oleh para pihak sesuai batas kewenangannya. (Sumber: Permenimipas Nomor 8 Tahun 2025 (Bab Mekanisme dan Prosedur Kerja Sama) serta SOP Pelayanan Fasilitasi Kerja Sama pada Biro Hukum dan Kerja Sama Kemenimipas (mengatur alur dari Perencanaan, Penjajakan, Perumusan/Telaah Hukum, hingga Penandatangan

Pendanaan operasional yang muncul akibat pelaksanaan kerja sama dapat bersumber dari:
• Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)
• Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP)
• Sumber pendanaan lain yang sah dan tidak mengikat dari pihak Mitra (misalnya hibah operasional atau program CSR), sesuai dengan kesepakatan dalam naskah PKS dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. (Sumber: Permenimipas Nomor 8 Tahun 2025 (Klausul Pembiayaan/Pendanaan), Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (terkait APBN), dan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2018 tentang Penerimaan Negara Bukan Pajak / PNBP.)

Pendanaan operasional yang muncul akibat pelaksanaan kerja sama dapat bersumber dari:
• Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)
• Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP)
• Sumber pendanaan lain yang sah dan tidak mengikat dari pihak Mitra (misalnya hibah operasional atau program CSR), sesuai dengan kesepakatan dalam naskah PKS dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. (Sumber: Permenimipas Nomor 8 Tahun 2025 (Klausul Pembiayaan/Pendanaan), Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (terkait APBN), dan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2018 tentang Penerimaan Negara Bukan Pajak / PNBP.)

Ya, mutlak diperlukan. Setiap Unit Pelaksana Teknis (UPT), Kantor Wilayah, atau Direktorat yang bertindak sebagai pemrakarsa kerja sama wajib melakukan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan kerja sama secara periodik. Hasil tinjauan ini dilaporkan secara berjenjang guna mengukur keberhasilan program, menilai pemenuhan kewajiban pihak mitra, serta menjadi landasan rekomendasi apakah kerja sama tersebut layak diperpanjang atau harus dihentikan. (Sumber: Permenimipas No. 8 Tahun 2025 terkait Tata Cara Penyelenggaraan Kerja Sama)

Bisa, melalui mekanisme Adendum. Apabila di kemudian hari terdapat perubahan regulasi negara, dinamika kondisi di lapangan, atau penambahan ruang lingkup yang tidak terakomodasi dalam PKS awal, para pihak berhak menyusun Adendum. Proses penyusunan Adendum ini tetap wajib melibatkan Biro Hukum / Divisi Pelayanan Hukum untuk telaah legal guna menghindari kecacatan formil. (Sumber: SOP Layanan Perjanjian Kerja Sama Kantor Wilayah Hukum & Kemenimipas)

Setiap naskah kerja sama di lingkungan kementerian mengharuskan klausul penyelesaian perselisihan secara non-litigasi. Segala bentuk perbedaan penafsiran atau kendala pelaksanaan (seperti gagalnya pihak swasta menyuplai bahan bimbingan kerja untuk Warga Binaan) diselesaikan terlebih dahulu melalui musyawarah mufakat. Apabila jalur tersebut buntu, penyelesaian akan merujuk pada regulasi perundang-undangan nasional, dengan jaminan bahwa fungsi pelayanan publik tidak boleh terhenti selama perselisihan berlangsung. (Sumber: Standar Klausul Perjanjian Hukum Pemerintahan & Permenimipas No. 8 Tahun 2025)

Sesuai dengan implementasi E-Government dan Keterbukaan Informasi, seluruh proses pengelolaan kerja sama mulai dari draf, penelaahan, penetapan, hingga pengarsipan dokumen MoU dan PKS tidak lagi sekadar menggunakan pemberkasan manual. Satuan kerja harus mendata dokumen tersebut ke dalam sistem informasi pengelolaan kerja sama kementerian yang terintegrasi (seperti Aplikasi Penataan Kerja Sama yang sebelumnya digunakan saat masih tergabung di Kemenkumham), guna memudahkan kontrol pengawasan, transparansi publik, dan audit kinerja instansi. (Sumber: SOP Pendokumentasian Informasi Publik Kemenimipas & SOP Layanan Perjanjian Kerja Sama)